Veel mensen kennen Gerben Koopmans als medewerker van Sportvisserij Nederland, waar hij een aanspreekpunt is op het gebied van de VISpas en het programma HSV Ledenadministratie. In zijn vrije tijd is Gerben – naast fanatiek sportvisser – bestuurslid van HSV Maarssen met als voornaamste taak de ledenadministratie. Sinds zijn aantreden is de vereniging sterk in ledenaantal gestegen, wat te danken is aan een aantal factoren.
HSV Ledenadministratie
“Sinds de invoering van de VISpas in 2007 maken we bij mijn vereniging gebruik van HSV Ledenadministratie. We zijn begonnen met versie 2.1, maar inmiddels werken we al met versie 3.4. Mede aan de hand van tips van hengelsportverenigingen zijn een aantal wijzigingen doorgevoerd, waardoor het systeem steeds beter is gaan werken. Ik kan nu bijvoorbeeld de betalingen die op de rekening van de vereniging binnen komen direct inlezen in het systeem, wat me veel tijd scheelt.
Ik ben blij dat ik als enthousiast gebruiker van HSV Leden ook anderen de fijne kneepjes kan bijbrengen tijdens de cursus HSV Ledenadministratie, die Sportvisserij Nederland jaarlijks op verschillende plekken in het land geeft. Ik geef de cursus samen met mijn collega Ruud Pannekeet, die toevallig ook vrijwilliger bij HSV Maarssen is.
Automatische incasso
Vanaf 2008 ben ik begonnen met het aanbieden van de automatische incasso als betalingsmogelijkheid voor onze leden. Bij de facturen stuurde ik machtigingsformulieren en antwoordenveloppen mee, dus het terugsturen van de machtigingsformulieren was voor leden gratis. Als tegemoetkoming voor het machtigen krijgen de leden een korting op hun contributie, dus het opsturen van het machtigingsformulier levert hen geld op.
Dankzij de goede respons hierop hebben we nu een ‘stabiel stijgend’ ledenbestand. Voor de invoering van de VISpas had HSV Maarssen 982 leden, nu hebben we bijna 2000 leden waarvan er 1090 een machtiging hebben. Deze ledenstijging is volgens mij grotendeels het gevolg is van het automatisch incasseren van de contributie, waardoor we jaarlijks veel meer leden vasthouden dan voorheen.
Veel leden vinden het een ideale manier van betalen. Ze hebben er geen omkijken meer naar en krijgen voor 1 januari automatisch de VISpas in de bus. Zelf ben ik ook zeer tevreden over het systeem. Ik hoef niet achter het geld aan en hoef geen uren meer te besteden aan het verzenden van herinneringen. Dit geeft me veel extra vistijd, waar ik dankbaar gebruik van maak.
| 
Gerben heeft weer tijd om te vissen!
|
Goede controle en serviceverlening
Ook een goede controle door onze verenigingscontroleurs heeft er voor gezorgd dat ons ledenaantal zo snel is gestegen. De controleurs zijn actief geworven onder onze leden en via de cursus Controle Visdocumenten klaargestoomd voor hun taak. Een stuk serviceverlening naar onze leden en toekomstige leden is de goede bereikbaarheid van het bestuur. Alle bestuursleden hebben een mobiele telefoon van HSV Maarssen, wat de vereniging ongeveer 80 euro per maand kost. Daarvoor kunnen we onderling onbeperkt bellen en zijn we elke doordeweekse avond van 19:00 tot 21:00 uur bereikbaar voor leden én toekomstige leden. Mocht dit eens niet uitkomen, dan kan ik de telefoon tijdelijk uitzetten.
Ook via onze website zijn we goed bereikbaar; zo hebben we een formulier waarmee nieuwe leden zich gemakkelijk online kunnen inschrijven. Nieuwe leden kunnen bovendien goed terecht bij onze twee wederverkopers in Maarssen.
Een laatste pluspunt vind ik onze actieve benadering van de pers. We sturen maandelijks berichten toe over onze wedstrijden, visserijkundige onderzoeken en andere verenigingsactiviteiten. Dat levert ons regelmatig publiciteit op in de plaatselijke en regionale kranten.”
Download dit interview via de Verenigingsservice -> Bestuur - > HSV Ledenadministratie -> In de praktijk
